Tavshedspligt
Nedenstående har været udgivet som en artikel i PPF-nyt. Den er opdelt i følgende hovedoverskrifter:
Tavshedspligt, overlevering af oplysninger m.v.
Væsentlige begreber i forbindelse med overlevering af oplysninger m.v
Etablering af hensigtsmæssige samarbejdsformer og procedurer
Henvisninger
Tavshedspligt, overlevering af oplysninger m.v.
I denne artikel forsøges beskrevet væsentlige forhold og begreber i forbindelse med overlevering af oplysninger m.v. i forbindelse med PPRs arbejde med børn og unge med særlige behov.
Der vil på ingen måde være tale om en generel gennemgang af alle relevante forhold i forbindelse med dette meget komplicerede emne.
Uanset, hvorledes de juridiske regler om tavshedspligt og ret/pligt til at overlevere oplysninger til andre er formuleret, er der to afgørende formål, der må tilgodeses.
Såfremt man i arbejdet omkring børn og unge med særlige behov hele tiden holder sig disse overordnede hensyn for øje, vil man ikke komme til at kollidere med disse - til tider - ret komplicerede regler.
Disse to hensyn vedrører:
1. Hvad er vigtigt og nødvendigt for det involverede barn?
2. Hvordan bevares tillidsforholdet til forældrene?
Det er nødvendigt at sikre, at relevante faresignaler om børns eventuelle fejludvikling bliver observeret og bliver formidlet til de rette fagpersoner til videre behandling.
Det kræver kendskab til barnets behov og udvikling samt til de kommunale og eventuelt amtskommunale muligheder for at iværksætte indsats og foranstaltninger.
Det kræver viden om, hvilke andre fagpersoner, der må inddrages og samarbejdes med.
Det kræver et fælles ansvar for at tilrettelægge en fælles koordineret indsats, der opleves enkel og kvalificeret af barn og forældre.
Dette kræver åbenhed i samarbejdet. Forældrene forventer og har ret til at blive holdt fuldt orienteret om alle væsentlige forhold omkring arbejdet med deres barn. Dette vedrører bl.a., hvem der samarbejdes med, og hvilke oplysninger, der udveksles.
Langt de fleste forældre har fuld forståelse for nødvendigheden af at samarbejde med andre fagpersoner for at sikre den bedste samlede indsats for deres barn, når det sker på baggrund af en ærlig og faglig velfunderet forklaring om, hvorfor dette er nødvendigt.
Det er vigtigt og nødvendigt altid at værne om dette tillidsforhold fra forældrenes side. Det kræver åbenhed og ærlighed i samarbejdet, således at forældrene altid føler sig trygge i samarbejdet til PPR-medarbejderen.
En væsentlig målestok for at sikre dette vil være at tænke på, hvorledes man selv ønsker sig behandlet af de fagpersoner, man på tidspunkter bliver afhængige af.
Det er formentligt overflødigt at minde om, at èt enkelt fejltrin med brud på disse grundlæggende samarbejdsregler i forhold til et forældrepar, vil kunne give anledning til en uoprettelig mistillid, der i visse situationer vil kunne spredes til andre forældre.
Væsentlige begreber i forbindelse med overlevering af oplysninger m.v
I det følgende skal i meget kort form omtales nogle af de væsentlige begreber og forhold, som det vil kunne være nyttigt at have et vist kendskab til i forbindelse med samarbejdet omkring børn med særlige behov.
Det skal understreges, at det alene vil være hovedindholdet af disse begreber, der vil blive omtalt - vel vidende at der ofte vil være en række undtagelser og særlige omstændigheder i en række tilfælde.
PPR-medarbejdere, sundhedsplejersker, sagsbehandlere, pædagoger i kommunale daginstitutioner, dagplejemødre er bl.a. en del af den kommunale forvaltning, hvor der kan/skal udveksles oplysninger.
Derimod er den enkelte folkeskole at betragte som en selvstændig myndighed.
Dette kræver særlig opmærksomhed, når der samarbejdes med disse.
Der er særlige regler for det kriminalitetsforebyggende samarbejde SSP (Skole-Social-Politi), hvor det er muligt at udveksle personfølsomme oplysninger, jfr. beskrivelse i vejledning fra Justitsministeriet (2).
Reglerne om tavshedspligt er beskrevet i forvaltningslovens § 27.
Tavshedspligten vil almindeligvis være til hinder for, at der videregives fortrolige oplysninger til private, f.eks. en samlever, bedsteforældre, søskende eller andre nærtstående.
Dette vil kræve et samtykke (se senere) fra den, der har forældremyndigheden.
Straffelovens § 152 e (3) fremhæver, at tavshedspligten ikke gælder, hvis den pågældende har pligt til at give oplysninger videre, eller hvis pågældende handler i berettiget varetagelse af åbenbar almen interesse eller af eget eller andres tarv.
I stk. 1 eksempliceres dette:
“Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende, må ikke videregives til en anden forvaltningsmyndighed.”
Heraf følger, at oplysninger af denne karakter må udveksles inden for samme forvaltningsmyndighed, såfremt dette er relevant og nødvendigt, f.eks. af hensyn til et barn.
Der må desuden udveksles oplysninger til anden forvaltningsmyndighed, f.eks. en skole, såfremt forældrene har givet et samtykke hertil.
-
Pligt til at imødekomme anmodning om oplysninger
I forvaltningslovens § 31 beskrives en forpligtelse til at videregive oplysninger fra én forvaltningsmyndighed til en anden, hvis den er af betydning for vedkommende forvaltningsmyndigheds virksomhed eller for en afgørelse, der skal træffes.
Den myndighed, der har oplysningerne afgør, hvorvidt, det er relevant at videregive oplysninger i den konkrete situation - herunder om der påføres et uforholdsmæssigt stort merarbejde i forbindelse med at fremskaffe oplysningerne.
I Serviceloven er der fastsat regler for underretningspligt (se senere).
“Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, må ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver.”
Dette forhindrer ikke, at ansatte på sædvanlig måde samarbejder inden for forvaltningsmyndigheden, men der må ikke opsøges eller kræves oplysninger, der ikke er nødvendige.
Ved tvivlstilfælde må den myndighed, der beder om oplysninger, beskrive, hvilke typer af oplysninger, der er relevante.
Reglen om relevans er vigtig at være opmærksom, når det aftales samarbejdslinier og -procedurer på børn og unge-området.
Eksempelvis vil en meget stor del af arbejdet med specialundervisning på de enkelte folkeskoler ikke være relevant for andre myndigheder, og det vil være væsentligt for tillidsforholdet til forældrene, at dette respekteres.
“Samtykke efter stk. 2, nr. 1, skal meddeles skriftligt og indeholde oplysning om, hvilken type oplysninger der må videregives, til hvem oplysningerne må vderegives og til hvilket formål. Kravet om skriftlighed kan dog fraviges, når sagens karakter eller omstændig-hederne taler derfor.”
I stk. 2 fremgår det, at et samtykke bortfalder senest ét år efter, at det er givet.
En fornuftig og automatisk anvendelse af reglerne om samtykke er nøglen til at sikre et hensigtsmæssigt og tillidsfuldt samarbejde med forældrene. Det er samtidig med til at ansvarliggøre forældrene.
I det konkrete tilfælde kan man aftale med forældrene, hvorledes samtykke skal formuleres - herunder skriftligt eller mundtligt. Hvis sidstnævnte vælges, vil det være hensigtsmæssigt at lave et notat om tidspunkt og indhold i aftalen.
Forældrenes krav om at skulle afgive samtykke er deres garanti for, at de kan være fuldt orienteret om, hvem der samarbejder med hvem omkring deres barn.
De nærmere regler om underretningspligt er fastsat i Socialministeriets bekendtgørelse om underretningspligt (5).
Her fremgår det, at personer i offentlig tjeneste skal underrette kommunen, når de bliver bekendt med forhold for børn og unge, der må give formodning om behov for særlig støtte.
I § 2, stk. 1 er dette uddybet:
“Underretningspligten foreligger, når barnet eller den unge i forhold til de daglige omgivelser, skolen eller samfundet i øvrigt lever under utilfredsstillende forhold, eller der er behov for støtte på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne.”
I § 2, stk. 2 omtales, at såfremt de pågældende gennem deres egen virksomhed i tjenesten har rimelig mulighed for i tide at afhjælpe vanskelighederne, skal de unge eller børnenes forældre orienteres om hjælpemulighederne i lovgivningen, inden kommunen underrettes.
I forlængelse af dette skal nævnes folkeskolens bekendtgørelse om foranstaltninger til fremme af god orden i folkeskolen fra 1995 med tilhørende vejledning (6).
I § 9 beskrives skolens arbejde med børn med sociale og emotionelle vanskeligheder.
Her gøres der opmærksom på, at uden for underretningspligten kan der være tilfælde, hvor skolen optager samarbejde med de sociale myndigheder med henblik på afhjælpning af en elevs problemer.
Skolen bør dog forud opfordre forældrene til selv at søge kontakt til de sociale myndigheder.
Skolens henvendelse til de sociale myndigheder må normalt kun ske i forståelse med forældrene.
Henvendelsen skal derfor normalt ske efter samråd med pædagogisk-psykologisk rådgiving, eventuelt gennem denne, og efter forudgående orientering af forældrene, jfr. § 9.
Sidstnævnte krav er med til at sikre, at skolens eget rådgivningssystem - PPR - fortsat er garant for, at den i skolen etablerede indsats og aktuelle viden om barnets vanskeligheder kan indgå i en yderligere social indsats, således at den samlede indsats bliver så koordineret som muligt.
I § 36, stk. 1 i Lov om Social Service er der en skærpet underretningspligt for alle: “Den, der får kendskab til, at et barn eller en ung under 18 år fra forældrenes eller andre opdrageres side udsættes for vanrøgt eller nedværdigende behandling eller lever under forhold, der bringer dets sundhed eller udvikling i fare, har pligt til at underrette kommunen.”
Den, der foretager indberetning er ikke part i sagen, og kan ikke klage over de skridt, som kommunen vælger at tage eller ikke at tage.
Det vil være god forvaltningsskik, at kommunen over for underretteren bekræfter modtagelsen af underretningen.
Underretteren har ikke krav på yderligere information om, hvorledes sagen tages op.
-
Notatpligt
Offentlighedsloven kræver, at forvaltningsmyndigheder har notatpligt. Der er således pligt til i sagen at skrive faktiske oplysninger ned, som modtages mundtligt, telefonisk, elektronisk eller på anden måde.
Dette gælder oplysninger, der kan have betydning for den afgørelse, som myndigheden skal træffe.
Når det drejer sig om rådgivning og vejledning, er der hverken for de sociale myndigheder eller for PPR notatpligt, idet oplysningerne ikke her skal indgå i et grundlag for at træffe formelle afgørelser, jfr. artikel om elektroniske journaler .
Aktindsigten gælder de skrivelser, der indgår i en sags behandling, og som derved kommer til at danne grundlag for en beslutning.
For PPR’s vedkommende vil det omfatte alle skrivelser - herunder indstillingsskema.
Private notater m.v. der vedrører rådgivning og vejledning er ikke omfattet af aktindsigt - med mindre det er fremsendt til et andet PPR ved flytning.
Beslutning truffet af kommunalbestyrelsen om henvisning/ikke-henvisning til specialklasser/specialskoler eller tilsvarende specialforanstaltninger vil kunne ankes for Klagenævnet for den Vidtgående Specialundervisning - tilsvarende inden for 4 uger (fra 1.januar 2007).
Såfremt forældre i øvrigt har ønske om at klage over samarbejdet eller indsatsen fra fagpersoner på PPR eller andre, sker dette til pågældende medarbejders leder, der tager sig af sagen i henhold til de kommunale regler herfor.
-
Grundig orientering af familien gennem hele sagsforløbet.
-
Løbende orientering i form af information og overvejelser.
-
Aktiv medinddragelse af familien i løsning af problemerne
Etablering af hensigtsmæssige samarbejdsformer og procedurer
PPR’s arbejde med børn og unge må ske på den for barnets og dets forældres mest hensigtsmæssige måde.
Først og fremmest må der være etableret samarbejdsformer med daginstitutioner, dagplejen, sundhedsplejersker, skoler og andre, der er beskæftiget med børn og unge, således at PPR er let tilgængelig for inddragelse ved overvejelser over bekymring over børns trivsel og udvikling.
I vejledning om Pædagogisk Psykologisk Rådgivning fra Undervisningsministeriet, 2000 (9) er der beskrevet en række ideer til PPR’s arbejdsopgaver og samarbejdsformer.
I en række tilfælde, hvor der er enkle problemstillinger med korterevarende indsats, vil der ofte være få samarbejdspersoner involveret - og dermed få personer, der skal indgå i samarbejdet og kende barn, forældre og problemstillingerne.
I andre tilfælde vil der være tale om mere komplicerede vanskeligheder med mange forskellige fagpersoner indblandet.
Samarbejdet må i disse tilfælde etableres sikkert og hensigtsmæssigt, således at den samlede indsats bliver så koordineret som muligt. Det påhviler de involverede fagpersoner at sikre dette, således der er klare aftaler om opgave- og ansvarsfordeling mellem de implicerede og åbenhed og inddragelse af forældrene i samarbejdet.
Som beskrevet indledningsvist kræver hensyn til det enkelte barn, at
-
der sikres viden tidligst muligt om eventuel uheldig udvikling.
-
viden er tilgængelig, for dem der har brug for den.
Hensynet til forældrene kræver tilsvarende, at
-
den kommunale indsats er mest mulig forebyggende og opsporende.
-
den kommunale indsats er tilstrækkeligt kvalificeret og koordineret.
-
oplysninger af privat karakter gives kun til dem, der har brug for dem - efter aftale med forældrene.
-
Aktiv medinddragelse og løbende information til forældrene.
Henvisninger
- Forvaltningsloven. LOV nr. 571 af 19/12/1985.
- Justitsministeriets vejledning nr. 163 af 17. August, 1990. Vejledning om udveksling af o plysninger med det kriminalitetsforebyggende samarbejde mellem politiet og kommunerne m.v.
- Straffeloven. Lovbekendtgørelse nr. 909 af 27.september 2005.
- Lov om Social Service. Nr. 1187 af 7/12 – 2005.
- Bekendtgørelse om underretningspligt over for kommunen efter lov om social service. Bekendtgørelse nr. 1092 af 8.december 2000.
- Bekendtgørelse nr. 27 af 12.januar, 1995 fra Undervisningsministeriet Om Foranstaltninger til fremme af god orden i Folkeskolen med tilhørende vejledning af samme dato.
- Vejledning om Pædagogisk Psykologisk Rådgivning, Undervisningsministeriet, 2000.
Herudover aktuelle regler for folkeskolens specialundervisning.