Væsentlige begreber i forbindelse med overlevering af oplysninger m.v:

I det følgende skal i meget kort form omtales nogle af de væsentlige begreber og forhold, som det vil kunne være nyttigt at have et vist kendskab til i forbindelse med samarbejdet omkring børn med særlige behov.
Det skal understreges, at det alene vil være hovedindholdet af disse begreber, der vil blive omtalt - vel vidende at der ofte vil være en række undtagelser og særlige omstændigheder  i en række tilfælde.

1. Hvad er en forvaltningsmyndighed/hvem må udveksle oplysninger?
2. Tavshedspligt
3. Hvilke oplysninger kan videregives?
4. Pligt til at imødekomme anmodning om oplysninger
5. Relevans
6. Samtykke
7. Underretningspligt
8. Notatpligt
9. Aktindsigt
10. Klagemuligheder
11. God forvaltningsskik

Etablering af hensigtsmæssige samarbejdsformer og procedurer

1. Hvad er en forvaltningsmyndighed/hvem må udveksle oplysninger?
Alle forvaltninger/afdelinger i en kommune betragtes som én myndighed. Inden for denne myndighed er der ret til at udveksle oplysninger. Dette begrænses i reglerne om tavshedspligt i forvaltningslovens § 27 (se senere) og reglen om relevans i forvaltningslovens § 32 (se senere).
PPR-medarbejdere, sundhedsplejersker, sagsbehandlere, pædagoger i kommunale daginstitutioner, dagplejemødre er bl.a. en del af den kommunale forvaltning, hvor der kan/skal udveksles oplysninger.

Derimod er den enkelte folkeskole at betragte som en selvstændig myndighed.
Dette kræver særlig opmærksomhed, når der samarbejdes med disse.
Der er særlige regler for det kriminalitetsforebyggende samarbejde SSP (Skole-Social-Politi), hvor det er muligt at udveksle personfølsomme oplysninger.

2. Tavshedspligt:
Personer inden for det offentlige har pligt til over for andre at hemmeligholde oplysninger af rent privat karakter eller fortrolige oplysninger om enkeltpersoner.
Reglerne om tavshedspligt er beskrevet i forvaltningslovens § 27.

Tavshedspligten vil almindeligvis være til hinder for, at der videregives fortrolige oplysninger til private, f.eks. en samlever, bedsteforældre, søskende eller andre nærtstående.
Dette vil kræve et samtykke (se senere) fra den, der har forældremyndigheden.

Straffelovens § 152 e fremhæver, at tavshedspligten ikke gælder, hvis den pågældende har pligt til at give oplysninger videre, eller hvis pågældende handler i berettiget varetagelse af åbenbar almen interesse eller af eget eller andres tarv.

3. Hvilke oplysninger kan videregives?
Dette er beskrevet i forvaltningslovens § 28. I stk. 1 eksempliceres dette:
 “Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, foreningsmæssige, seksuelle  og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende, må ikke videregives til en anden forvaltningsmyndighed.”

Heraf følger, at oplysninger af denne karakter må udveksles inden for samme forvaltningsmyndighed, såfremt dette er relevant og nødvendigt, f.eks. af hensyn til et barn.

Der må desuden udveksles oplysninger til anden forvaltningsmyndighed, f.eks. en skole, såfremt forældrene har givet et samtykke hertil.

4. Pligt til at imødekomme anmodning om oplysninger:
I forvaltningslovens § 31 beskrives en forpligtelse til at videregive oplysninger fra én forvaltningsmyndighed til en anden, hvis den er af betydning for vedkommende forvaltningsmyn-digheds virksomhed eller for en afgørelse, der skal træffes.

Den myndighed, der har oplysningerne afgør, hvorvidt, det er relevant at videregive oplysninger i den konkrete situation - herunder om der påføres et uforholdsmæssigt stort merarbejde i forbindelse med at fremskaffe oplysningerne.

I Serviceloven er der fastsat regler for underretningspligt (se senere).

5. Relevans:
I forvaltningslovens § 32 beskrives et forbud mod uden grund at skaffe sig fortrolige oplysninger (stk. 1):
 “Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, må ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver.”

Dette forhindrer ikke, at ansatte på sædvanlig måde samarbejder inden for forvaltningsmyndigheden, men der må ikke opsøges eller kræves oplysninger, der ikke er nødvendige.

Ved tvivlstilfælde må den myndighed, der beder om oplysninger, beskrive, hvilke typer af oplysninger, der er relevante.

Reglen om relevans er vigtig at være opmærksom, når det aftales samarbejdslinjer og -procedurer på børn og unge-området.
Eksempelvis vil en meget stor del af arbejdet med specialundervisning på de enkelte folkeskoler ikke være relevant for andre myndigheder, og det vil være væsentligt for tillidsforholdet til forældrene, at dette respekteres.

6. Samtykke:
Reglerne om samtykke er beskrevet i forvaltningslovens § 28, stk. 4, nr. 1. Her står:
 “Samtykke efter stk. 2, nr. 1, skal meddeles skriftligt og indeholde oplysning  om, hvilken type oplysninger der må videregives, til hvem oplysningerne må  videregives og til hvilket formål. Kravet om skriftlighed kan dog fraviges,  når sagens karakter eller omstændighederne taler derfor.”

I stk. 2 fremgår det, at et samtykke bortfalder senest ét år efter, at det er givet.

En fornuftig og automatisk anvendelse af reglerne om samtykke er nøglen til at sikre et hensigtsmæssigt og tillidsfuldt samarbejde med forældrene. Det er samtidig med til at ansvarliggøre forældrene.
I det konkrete tilfælde kan man aftale med forældrene, hvorledes samtykke skal formuleres - herunder skriftligt eller mundtligt. Hvis sidstnævnte vælges, vil det være hensigtsmæssigt at lave et notat om tidspunkt og indhold i aftalen.

Forældrenes krav om at skulle afgive samtykke er deres garanti for, at de kan være fuldt orienteret om, hvem der samarbejder med hvem omkring deres barn.

7. Underretningspligt:
Baggrunden for offentlige personers skærpede underretningspligt er fastsat i § 153 i Lov om Social Service og uddybet i en bekendtgørelse om underretningspligt.

I serviceloven fremgår det, at personer i offentlig tjeneste skal underrette kommunen, når de bliver bekendt med forhold for børn og unge, der må give formodning om behov for særlig støtte.
I § 2, stk. 1 er dette uddybet:
 “Pligten foreligger, når barnet eller den unge i forhold til sine daglige omgivelser, skolen eller samfundet, eller når barnet eller den unge i øvrigt lever under utilfredsstillende forhold. Tilsvarende gælder, når barnet eller  den unge har behov for hjælpeforanstaltninger på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne.”

I § 2, stk. 2 omtales, at såfremt de pågældende gennem deres egen virksomhed i tjenesten har rimelig mulighed for i tide at afhjælpe vanskelighederne, skal de unge eller børnenes forældre orienteres om hjælpemulighederne i lovgivningen, inden kommunen underrettes.

I § 36, stk. 1 er der en skærpet underretningspligt for alle:
 “Den, der får kendskab til, at et barn eller en ung under 18 år fra forældrenes eller andre opdrageres side udsættes for vanrøgt eller nedværdigende  behandling eller lever under forhold, der bringer dets sundhed eller udvikling i fare, har pligt til at underrette kommunen.”

Den, der foretager indberetning er ikke part i sagen, og kan ikke klage over de skridt, som kommunen vælger at tage eller ikke at tage.
Det vil være god forvaltningsskik, at kommunen over for underretteren bekræfter modtagelsen af underretningen.
Underretteren har ikke krav på yderligere information om, hvorledes sagen tages op.

I forlængelse af dette skal nævnes folkeskolens bekendtgørelse om foranstaltninger til fremme af god orden i folkeskolen fra 2010.
I §11 beskrives skolens arbejde med elever, hvor det antages, at en uhensigtsmæssig adfærd kan skyldes sociale og emotionelle omstændigheder.
Her gøres der opmærksom på, at uden for underretningspligten kan der være tilfælde, hvor skolen optager samarbejde med de sociale myndigheder med henblik på afhjælpning af en elevs problemer.
Skolen bør dog forud opfordre forældrene til selv at søge kontakt til de sociale myndigheder.

Skolens henvendelse til de sociale myndigheder må normalt kun ske i forståelse med forældrene.
Henvendelsen skal derfor normalt ske efter samråd med pædagogisk-psykologisk rådgiving, eventuelt gennem denne, og efter forudgående orientering af forældrene.

Sidstnævnte krav er med til at sikre, at skolens eget rådgivningssystem - PPR - fortsat er garant for, at den i skolen etablerede indsats og aktuelle viden om barnets vanskeligheder kan indgå i en yderligere social indsats, således at den samlede indsats bliver så koordineret som muligt.

 

8. Notatpligt:
Offentlighedsloven kræver, at forvaltningsmyndigheder har notatpligt. Der er således pligt til i sagen at skrive faktiske oplysninger ned, som modtages mundtligt, telefonisk, elektronisk eller på anden måde.
Dette gælder oplysninger, der kan have betydning for den afgørelse, som myndigheden skal træffe.

Når det drejer sig om rådgivning og vejledning, er der hverken for de sociale myndigheder eller for PPR notatpligt, idet oplysningerne ikke her skal indgå i et grundlag for at træffe for-melle afgørelser.

9. Aktindsigt:
Adgang til aktindsigt giver borgeren mulighed for af sikre sig, at de rigtige oplysninger er i sagen, og giver borgeren mulighed for af følge sagen samt for at komme med nye oplysninger.
Aktindsigten gælder de skrivelser, der indgår i en sags behandling, og som derved kommer til at danne grundlag for en beslutning. For PPR’s vedkommende vil det primært omhandle PPV-en (den pædagogiske-psykologiske vurdering). Det er PPV’en, der udgør det formelle grundlag for skolelederesn beslutning om henvisning til specialundervisning. Alle PPR-psykologens rådata, private notater og tests danner grundlag for udformning af PPV’en, og de vil aldrig blive brugt direkte til en beslutning. Dermed er de at betragte som interne arbejdsdokumenter.
Herudover omfatte aktindsigten alle formelle skrivelser - herunder indstillingsskema- samt de pligtige notater over faktuelle forhold som mødeafholdelse, forslag om foranstaltninger og fagligt grundlag herfor.
Private notater m.v. der vedrører rådgivning og vejledning er ikke omfattet af aktindsigt - med mindre det er fremsendt til et andet PPR ved flytning.

10. Klagemuligheder:
Skolelederens beslutninger om henvisning eller ikke-henvisning til specialpædagogisk bistand inden for skolens egen rammer kan ikke indklages for højere myndighed. Det samme gælder kommunalbestyrelsens beslutning i forhold til småbørn.
Beslutning truffet af kommunalbestyrelsen om henvisning/ikke-henvisning til specialklasser, specialskoler og støtte i den overvejende del af iundervisningstiden vil kunne ankes for Klagenævnet for den Vidtgående Specialundervisning inden for 4 uger.

Såfremt forældre i øvrigt har ønske om at klage over samarbejdet eller indsatsen fra fagpersoner på PPR eller andre sker dette til pågældende medarbejders leder, der tager sig af sagen i henhold til de kommunale regler herfor.

11. God forvaltningsskik:
Familiens retssikkerhed kræver, bl.a.
• Grundig orientering af familien gennem hele sagsforløbet.
• Løbende orientering i form af information og overvejelser.
• Aktiv medinddragelse af familien i løsning af problemerne.
 
 
 
 
 Etablering af hensigtsmæssige samarbejdsformer og procedurer:
 
 PPR må tilrettelægge sit arbejde, så det sker ske på den for barnets og dets forældres mest hensigtsmæssige måde.
 
 Først og fremmest må der være etableret samarbejdsformer med skoler, daginstitutioner, dag-plejen, sundhedsplejersker og andre, der er beskæftiget med de involverede børn, således at PPR er let tilgængelig for inddragelse ved overvejelser over bekymring over børns trivsel og udvikling.
 I vejledning om Pædagogisk Psykologisk Rådgivning fra Undervisningsministeriet, 2000 er der beskrevet en række ideer til PPR’s arbejdsopgaver og samarbejdsformer.
 
 I en række tilfælde, hvor der er enkle problemstillinger med korterevarende indsats, vil der ofte være få samarbejdspersoner involveret - og dermed få personer, der skal indgå i samarbejdet og kende barn, forældre og problemstillingerne.
 
 I andre tilfælde vil der være tale om mere komplicerede vanskeligheder med mange forskellige fagpersoner indblandet.
 Samarbejdet må i disse tilfælde etableres sikkert og hensigtsmæssigt, således at den samlede indsats bliver så koordineret som muligt. Det påhviler de involverede fagpersoner at sikre dette, således der er klare aftaler om opgave- og ansvarsfordeling mellem de implicerede og Som beskrevet indledningsvist kræver hensyn til det enkelte barn, at
• der sikres viden tidligst muligt om eventuel uheldig udvikling.
• viden er tilgængelig, for dem der har brug for den.
 
 
 Hensynet til forældrene kræver tilsvarende, at
• den kommunale indsats er mest mulig forebyggende og opsporende.
• den kommunale indsats er tilstrækkeligt kvalificeret og koordineret.
• oplysninger af privat karakter gives kun til dem, der har brug for dem - efter aftale med forældrene.
• Aktiv medinddragelse og løbende information til forældrene.