Elektroniske journaler
Pædagogiske Psykologers Forening modtager for tiden mange spørgsmål fra kollegaer om, hvorledes man skal forholde sig, når man lokalt ønsker, at skriftligt materiale fra PPR skal indgå i den fælles elektroniske jour-nalføring på Rådhuset.
Vi har derfor søgt at beskrive en række relevante forhold, der forhåbentligt kan medvirke til at belyse området og give mulighed for at agere hensigtsmæssigt i forhold til dette.
I bilag 1 er gengivet en tidligere artikel, der belyser substansen og vigtigheden af, at man overordnet sikrer sig, at PPRs oplysninger altid kan blive anvendt til gavn for det involverede barn – og på en for forældrene etisk måde.
Retsreglerne er fortsat de samme som gennemgået i bilag 1.
Her skal således udelukkende fokuseres på, hvilke særlige problemer elektroniske journaler kan give for PPR.
Journalpligt/notatpligt
Ændret praksis på PPR?
1. Oplysninger der kan indgå i den elektroniske journalføring
2. Interne arbejdsdokumenterJournalpligt/notatpligt:
Det fremføres hyppigt, at psykologer har journalpligt i henhold til psykologloven, jfr. Psykolognævnets hjemmeside, hvor der er forskellige beskrivelser om dette.
Det er vigtigt at vide, at psykologloven er underordnet offentlighedsloven og forvaltningsloven for offentlige ansatte psykologer.
Et kernepunkt er – hvilke typer af oplysninger er der notatpligt overfor?
Offentlighedslovens § 6 fastslår bl.a. følgende:
”I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter”.
Der er meget, der tyder på, at de oplysninger, hvor der kan siges at være notatpligt, knytter sig til afgørelse af en sag, jfr. også bilag 3, hvor Undervisningsministeriet argumenterer tilsvarende i forbindelse med aktindsigt i forhold til en WISC-forside.
Da PPRs arbejde primært er af rådgivende art, vil de fleste notater, som den enkelte psykolog måtte foretage primært have karakter af interne dokumenter, jfr. offentlighedslovens § 7.
Vi har drøftet dette forhold med en jurist i Undervisningsministeriet i forhold til nærværende problematik. Vurderingen er, at såfremt journalmateriale fra PPR indgår i en fælles elektronisk journal på Rådhuset, vil det have en tendens til at ændre status fra internt arbejdsmateriale og i stedet blive omfattet at retten til aktindsigt.
Selv om gældende regler ikke er ændret, vil kravet om elektronisk journalføring for PPRs materiale kunne nødvendiggøre en ændret praksis på PPR.
Hidtil har det været det typiske, at vi samler alt materiale i et paphylster, som vi kalder PPR-journalen. Som jeg beskriver i bilag 1, er der overhovedet ikke noget, der juridisk hedder en PPR-journal.
I bilag 2 om arkivlov fremgår, at juridisk er det kun den skolepsykologiske rapport (PPR-rapporten), der er omfattet af arkivloven (nu PPV – Pædagogisk Psykologisk Vurdering).
Sikring af tillidsforholdet til børn og forældre har altid været helt grundlæggende vigtigt for PPRs virksomhed.
Det kan derfor blive nødvendigt at skelne mellem to slags PPR-materiale – herunder journalføring eller nedskrivning af oplysninger.
• De skrivelser, der er omfattet af retten til aktindsigt – omfatter PPR-rapporter, indstillingsskemaer, skrivelser til andre myndigheder (herunder skoler) samt skrivelser fra andre myndigheder til PPR:
Opmærksomheden henledes på, at såfremt en PPR-journal sendes til et andet PPR-kontor i forbindelse med et barns flytning – så bliver alt materialet automatisk omfattet af retten til aktindsigt.
• De notat-/journaloplysninger, der er omfattet af retten til aktindsigt. Det vil typisk være opsummering af afholdte møder – dato, hvem deltog, kort overordnet problembeskrivelse samt aftaler.
Vær opmærksom på, at alle oplysninger, der kan få betydning for beslutning i en sag – herunder henvisning til specialundervisning – skal nedskrives og være omfattet af retten til aktindsigt.
Oplysninger, der indgår i den elektroniske journalføring skal indgå på en måde, der sikrer, at oplysningerne kun kan blive tilgængelige for de fagpersoner, for hvem det er relevant af hensyn til deres lovgivningsmæssige virke. Det fremgår af forvaltningslovens § 32, jfr. bilag 1 og PPR-vejledningens side 116.
Det må således aftales, hvorledes dette sikres elektronisk i praksis. Det er som udgangspunkt lederen af PPR, der afgør, hvad det måtte være relevant for andre faggrupper at få adgang til. Ved uenighed må den anden part skriftligt argumentere for deres synspunkter.
• Psykologer har – ligesom andre fagpersoner – brug for at kunne lave notater, der udelukkende er beregnet til eget brug. Nogle psykologer har brug for at nedskrive mange rådata til eget brug. Nogle har brug for at kunne udtrykke sig direkte og bramfrit i tillid til, at det ikke kommer uvedkommende til kundskab.
Disse notater vil aldrig blive anvendt direkte til at træffe afgørelse i en sag.
De er redskaber eller rådata for psykologens PPV med forslag, der præsenteres på ordnet måde skriftligt og/eller præsenteres på formelle møder, hvor vurderingerne nedskrives i journal omfattet af retten til aktindsigt, jfr. punkt 1.
Hidtil har disse oplysninger været ført – i PPRs papirjournal – sammen med de for-melle journaloplysninger.
Elektroniske journaler medfører, at disse interne notatoplysninger bør holdes adskilt fra de formelle oplysninger, der er nævnt i punkt 1 og slet ikke indgå i den elektronisek journal.
• Testark vil i de fleste tilfælde tilsvarende være at betragte som interne dokumenter, jfr. bilag 3 fra Undervisningsministeriet. Såfremt en given test betragtes som af betydning for en sags afgørelse – og det fremgår af PPRs forslag – vil det formentligt ikke kunne udelukkes, at et givet testark skifter status.
De fleste psykologiske test har så ringe validitet og reliabilitet, at de ikke i sig selv talmæssigt vil kunne beskrive objektive evner, karaktertræk ol. hos børn og unge. De anvendes primært som kvalitative tests, der sammen med andre oplysninger kan danne grundlag for hypoteser om fx barnets kognitive niveau. De talmæsige resultater giver primært mening for den psykolog, der foretager testen, ud fra den samlede testsituation.