Arkivlov

Den nye arkivlovgivning fra Kulturministeriet trådte i kraft 1.juli, 2003. I denne forbindelse bortfaldt Undervisningsministeriets hjemmel til at indføre særlige arkiveringsregler, som hidtil har været gældende i vore specialundervisningsregler.

Gældende regler findes i bekendtgørelse fra Rigsarkivet - Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne - Bekendtgørelse nr. 1000 af 28.september 2004 med tilhørende tre bilag.

I bilag 1 står følgende under overskriften ”Følgende arkivalier bevares”:

punkt 8.C. ”Skolepsykologiske rapporter (PPR-rapporter) på papir for børn, der er født den første i en måned”.

Punkt 8.E: ”En arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende pædagogisk-psykologisk rådgivning, der indeholder identifikationsoplysninger, skoleoplysninger og oplysninger om enkeltpersoner, som er henvist til pædagogisk-psykologisk rådgivning”.

I bilag 2 beskrives bevaringsbestemmelser for arkivalier hos kommunale institutioner. I indledningen hedder det:
”Ens materiale, der både findes hos de kommunale forvaltninger og på de enkelte institutioner, bevares kun et sted. Som hovedregel bevares materialet hos forvaltningen, mens det kasseres hos institutionerne.”

I den elektroniske fremtid – gemmes således alle data fra vore persondata. Det er jo betydeligt mere end selve PPR-rapporten i papirsager. Det kan nok give lokale overvejelser over, hvilke persondata PPR medtager på de kommunale elektroniske journaler de steder, hvor dette måtte være indført, jfr. artikel om Elektroniske journaler for PPR-materiale.

I forlængelse af dette må det bemærkes, at for papirsager nævnes kun begrebet ”skolepsykologiske rapporter(PPR-rapporter)” – og ikke skolepsykologiske journaler.

Det må siges at være meget tilfredsstillende, idet PPR-rapporten er det eneste juridiske dokument, som PPR udarbejder, der kan danne grundlag for beslutninger for enkeltpersoner.

Det vil kunne indgå med vægt de steder, hvor der er store diskussioner om, hvilke journaloplysninger fra PPR, som skal være elektronisk tilgængelige for andre i forvaltningen.

I øvrigt har der aldrig i lovgivningen eksisteret et begreb, der hedder ”den skolepsykologiske journal”. Det er noget, som vi har vænnet os til at kalde det papomslag, som vi gemmer vore papirer i.

Der er således fortsat stor mulighed for at argumentere med vægt – såvel juridisk som etisk – for at sikre et trygt og sobert tillidsforhold til vore brugere – primært børn og forældre.